Ora i dipendenti preferiscono Whatsapp alla mail

Oltre il 70% degli impiegati utilizza app di messaggistica per condividere dati sensibili e informazioni critiche dell’azienda, e il 52% di professionisti e manager d’impresa fotografa documenti di lavoro riservati e li spedisce tramite WhatsApp, ma uno su quattro di essi (24%) sbaglia destinatario. Rapetto: “Si consegnano inconsapevolmente le chiavi dell’ufficio e in particolare quelle dei cassetti più riservati”. Bernardi:” Molte aziende hanno perso il controllo dei propri dati personali a causa delle app”. Decalogo di Federprivacy per aiutare le imprese a disciplinare l’uso di servizi aziendali di chat e messaggistica elettronica in conformità al Gdpr

Quella di messaggiare tramite WhatsApp è ormai diventata una vera e propria mania, e non più solo per tenersi in contatto con gli amici e i propri cari, ma ora anche per scambiarsi ogni genere di comunicazioni di lavoro.

Il 75% dei dipendenti usa infatti WhatsApp o altre app di messaggistica e software di videoconferenza online per condividere dati sensibili, e il 71% di essi confessa di usare queste applicazioni per inviare informazioni critiche dell’azienda per cui lavora. Ad evidenziarlo è uno studio di Veritas Technologies, azienda specializzata nella produzione di soluzioni tecnologiche per la protezione dei dati, che ha intervistato 12.500 colletti bianchi di quattro continenti.

A completare il quadro è un sondaggio condotto da Federprivacy su un campione di circa mille professionisti e manager d’impresa italiani, dal quale è emerso che la metà degli intervistati (52%) utilizza – più o meno spesso – il proprio smartphone per fotografare documenti di lavoro riservati e spedirli tramite WhatsApp o un’altra app simile. Peccato che circa uno su quattro di essi (24%) ammetta anche che ogni tanto sbaglia destinatario, e a preoccupare maggiormente è il fatto che tra le informazioni scambiate tramite queste applicazioni vi sono password aziendali, dettagli delle carte di credito, dati dei clienti, piani strategici, informazioni bancarie e salariali, e persino risultati dei test Covid-19 dei dipendenti con relativi dettagli medici.

Fiumi di informazioni confidenziali che scorrono quindi attraverso le app di micro chat che vengono preferite dal 54% degli utenti professionali perché le trovano più pratiche rispetto alla tradizionale posta elettronica, anche se in questi casi la rapidità dello strumento presta il fianco a notevoli rischi per le aziende, come avverte il Generale Umberto Rapetto:

“WhatsApp diventa il Mercurio dell’Olimpo dello smart working, il fedele servitore di chi vuole sbrigarsi e non perdere tempo: gli si affidano comunicazioni delicate, gli si dà il compito di veicolare documenti di estrema criticità, gli si delega il recapito di foto e audio con i dettagli di attività che dovrebbero restare segrete, gli si consegnano inconsapevolmente le chiavi dell’ufficio e in particolare quelle dei cassetti più riservati.

E anche se è durante la pandemia che si è riscontrato il maggior aumento dell’uso di WhatsApp e delle varie piattaforme online per motivi di lavoro, a quanto pare non siamo però di fronte a un fenomeno passeggero, perché nello studio di Veritas il 79% degli intervistati ha affermato che in futuro si troverà di nuovo ad usare tali app per condividere informazioni aziendali e dati sensibili, nonostante che quasi un terzo (30%) degli impiegati sia stato già ammonito dai propri responsabili per aver inviato dati confidenziali tramite canali vietati dalle procedure interne.

“Se da una parte le aziende investono risorse e denaro per mantenere un adeguato livello di conformità generale al Gdpr, la realtà è che in molti casi esse hanno perso il controllo dei propri dati personali a causa del fatto che molti dipendenti si sono abituati a ricorrere spesso alla scorciatoia dell’app per trasmettere informazioni riservate ignorando le policy aziendali – spiega Nicola Bernardi, presidente di Federprivacy – Se le imprese non correranno presto ai ripari, sarà inevitabile assistere a una progressiva crescita di contenziosi e violazioni derivanti dall’uso irresponsabile di tali applicazioni”.